Herken je dat? De vergadering is inmiddels een goed uur bezig en je merkt dat al meerdere collega’s met hun aandacht ergens anders zijn. Druk met hun telefoon, het boodschappenlijstje voor de supermarkt en de planning voor komend weekend. En misschien ben je zelf ook (al) afgehaakt? Hoog tijd voor een paar tips voor jou en je collega’s om met meer aandacht te vergaderen.

1. Een slimme meid (m/v)…

Zorg dat iedereen voorbereid op de vergadering komt. Stuur vooraf een agenda en wijs onderwerpen toe aan collega’s, zodat zij deze voor kunnen bereiden. Of nog beter: stel samen de agenda op. Zo is iedereen verantwoordelijk voor de invulling van de vergadering en is er meer interesse voor de onderwerpen.

2. Zitten is “het nieuwe roken”

Uit onderzoek van TNO is gebleken dat door staand te vergaderen mensen actiever en alerter zijn.  Daarnaast maakt het staand vergaderen het overleg efficiënter; Gemiddeld duurt de vergadering 34% korter door te staan. Een win-win dus.

3. Zuurstof

Zorg dat er voldoende zuurstof in de lucht zit. Dit voorkomt een hoop gegaap en hoofdpijn. Ons lichaam heeft voldoende zuurstof nodig om goed te functioneren. Zet dus een raam open en zorg voor voldoende ventilatie. Een extra wandeling naar het koffiezetapparaat of een rondje buiten lopen is natuurlijk ook een optie.

4. Zet je telefoon op de luisterstand

In de introductie noemden we hem al even: de mobiele telefoon. Het is één van de uitdagingen van deze tijd; enerzijds wil je in het hier en nu zijn, anderzijds vragen óók e-mail, sociale media, actualiteiten, et cetera 24/7 om je aandacht. Meer en meer wil je altijd en overal bereikbaar zijn en niets missen.

Paradoxaal genoeg leidt deze ontwikkeling wel tot een gemis, namelijk het verdwijnen van échte aandacht in het hier en nu. Aandacht voor de ander en voor elkaar, aandacht om te zien, te horen of te voelen wat er werkelijk is. En dat is jammer. Immers, alles wat je aandacht geeft groeit.

De oplossing? De Be Here Box: een herkenbare doos waar je samen je mobiele apparaten in kunt opbergen voordat je met elkaar in gesprek gaat. Zet ‘m ergens in de ruimte op een zichtbare plek, spreek af hoelang de box gesloten blijft, en… BE HERE!

AANBIEDING

Be Here Box bestellen? Stuur een mail via deze link en ontvang een Be Here Box gratis!

5. Check-in

Het is zover.. de randvoorwaarden zijn geschapen, tijd om de vergadering te beginnen. Hoe begin je?

Voordat je de inhoud induikt, is het goed te starten met een zogenoemde check-in;  Een werkvorm afkomstig van Deep Democracy. Begin het overleg eens met de vraag ‘hoe zit je er bij?’. Deze vraag nodigt uit om op gevoelsniveau te delen hoe het écht gaat met jou en je collega’s (zowel zakelijk als privé). Het werkende principe hierachter is ‘delen en dumpen’, oftewel: er wordt niet ingegaan op wat iemand deelt. Ga bij het beantwoorden van de vraag niet het rijtje af, maar doe dit ‘popcornstyle’: pop when you’re hot, but don’t wait too long or you’ll burn.

Door een vergadering zo te starten, ontstaat er meer onderling begrip en het verhoogt de veiligheid in de groep. Zo start je de vergadering effectiever en met meer aandacht.

6. NO-tulen – stop met centraal notuleren

Bij veel vergaderingen hebben deelnemers de notulen niet gelezen. Soms wordt er zelfs leestijd gevraagd bij het begin van een meeting. Zonde van de tijd. Daarnaast zorgen notulen er ook nogal eens voor dat de aandacht van de mensen aan de vergadertafel afneemt (… “ik lees het wel in de notulen”). Laat staan de eeuwige discussie wie ze moet maken..

Stop eens met het maken van notulen en vraag deelnemers zelf te notuleren wat zij belangrijk vinden. Maak een gezamenlijke actielijst en werk deze bij in iedere vergadering. Scheelt tijd, frustratie en zorgt voor meer aandacht.